رهنمودهایی از اصل پارتو در مدیریت و رهبری

اصل پارتو یا ٢٠-٨٠ کاربردها و مثال های زیادی دارد. برخی از نمونه های آن در مدیریت به صورت زیر است:

• وقت: هشتاد درصد دستاوردها حاصل بیست درصد صرف وقت است.

• مشورت: هشتاد درصد وقت ما را بیست درصد کارکنان می گیرند.

• فرآورده ها: هشتاد درصد سود از بیست درصد فرآورده ها به دست می آید.

• مطالعه: هشتاد درصد درون مایه کتاب در بیست درصد حجم آن نوشته شده است.

• کار: هشتاد درصد رضایت شغلی ناشی از بیست درصد کار است.

• رهبری: هشتاد درصد تصمیم ها را بیست درصد ازکارکنان می گیرند.

مطابق اصل پارتو، با توجه به نکات فوق و به خصوص نکته آخر، پیشنهادهای زیر برای افزایش بهره وری در سازمان پیشنهاد می شود:

١. باید معلوم شود بیست درصد بالای جدول کارکنان چه کسانی هستند؟ (کسانی که هشتاد درصد تصمیم ها را اخذ می کنند).

٢. رهبر باید هشتاد درصد از وقتی را که برای ملاقات با کارکنان اختصاص داده به این بیست درصد اختصاص دهد.

٣. رهبر باید هشتاد درصد بودجه پرورش کارکنان را صرف این بیست درصد کند.

٤. رهبر باید آن بیست درصد کار را که هشتاد درصد درآمد دارد، معلوم کند و دستیاری را آموزش دهد تا آن هشتاد درصد کارهای کم اهمیت را اداره کند. با این روش وقت بیشتری برای رسیدگی به کارهای خلاقانه باقی می ماند.

همانطور که گفتیم این اصل در همه جا و اکثر موارد کاربرد دارد که به سه مورد از آنها اشاره می شود:

۱) همان طور که دکتر جوران در تعریف خود گفت۸۰ درصد از نتایجی که به دست می آورید، نتیجه ۲۰ درصد از فعالیتهایی است که انجام می دهید. به عبارتی ۲۰ درصد از کارهایتان اهمیّت بیشتری نسبت به بقیه دارند و نقش مهم تری در آینده کاری شما و بنابراین می بایست در اولویت قرار گیرند.

۲) هرگز مشکلات خود را با دیگران مطرح نکنید، زیرا ۸۰ درصد از مردم به مشکلات شما اهمیت نمی دهند و اندکی از۲۰ درصد بقیه هم از اینکه بدانند شما برای مشکلات اهمیت زیادی قائل می شوید به نوعی خوشحال می شوند و تعدادی هم جزو مشاوران و متخصصان هستند.

۳) امّا این اصل در مورد محدودیت های شما در زندگی و کار هم صدق می کند.۸۰ درصد از محدودیت ها و یا عوامل بازدارنده شما در رسیدن به اهدافتان، عوامل درونی هستند. این عوامل در درون شما هستند؛ در ویژگی های شخصیتی، توانایی ها، عادت ها، انضباط فردی و توانایی های بالقوه تان. فقط ۲۰ درصد از عوامل محدود کننده، خارجی هستند و به سازمانی که در آن کار ی کنید یا محیطی که در آن زندگی می کنید مربوط می شوند.

چگونه پارتو را رسم کنیم؟

پس از اینکه مجموعه ای از اطلاعات عددی در مورد عوامل و دلایل مرتبط با کیفیت محصولات تولیدی جمع آوری شد با پیروی از مراحل زیر می توانیم نمودار پارتو را رسم کنیم:

مر حله اول: اطلاعات جمع آوری شده را به صورت نزولی مرتب کنید.

مرحله دوم: اقلامی را که کمترین تاثیر را داشته به عنوان سایر دسته بندی کنید و اطلاعات آنها را با هم جمع کنید.

مرحله سوم: اطلاعات هر یک از اقلام را به صورت درصد محاسبه کنید و فراوانی تجمعی و درصد تجمعی را به دست آورید.

مرحله چهارم: نمودار پارتو را به صورت زیر رسم کنید.

• الف) محور عمودی سمت چپ نمودار برای نشان دادن اطلاعات اصلی جمع آوری شده مانند تعداد موارد (فراوانی)، هزینه و غیره به کار می رود. درجه بندی این ستون بر حسب مجموع اطلاعات جمع آوری شده انجام می شود.
• ب) محور افقی شامل عناوین مقوله ها (موارد) می باشد. این محور با توجه به تعداد مقوله ها (شامل موارد اصلی و مقوله سایر) به فاصله های مساوی تقسیم می شود و عناوین مربوط به موارد به ترتیب نزولی در زیر این محور ثبت می شود به طوری که مقوله سایر در انتهای سمت راست نمودار قرار می گیرد.
• ج) محور عمودی سمت راست نمودار از نقطه انتهایی محور افقی (مقوله سایر) رسم شده و بر حسب درصد درجه بندی می شود. از این ستون برای تحلیل و تفسیر اطلاعات و نقش آنها در کل مقولات استفاده می شود.
• د) نام مناسبی برای نمودار انتخاب کنید. دوره زمانی داده های مورد استفاده را ذکر کنید و منابع آنها را عنوان کنید.

مرحله پنجم: با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده، ستونها و منحنی نمودار را رسم کنید. برای این کار ابتدا اطلاعات ثبت شده را براساس مقولات مرتب شده در روی محور افقی و درجه بندی محور عمودی سمت چپ، به صورت نمودار ستونی رسم کنید. طول ستونها نشان دهنده فراوانی مقوله مورد نظر می باشد. سپس براساس درصد تجمعی و با توجه به درجه بندی محور عمودی سمت راست منحنی مربوط به درصد اقلام را ترسیم کنید.

مرحله ششم: با توجه به نمودار رسم شده نقش هر کدام از اقلام را در کل عیوب و اشکالات شناسایی کرده، مورد بررسی و تفسیر قرار دهید.

اصل پارتو و یا به عبارتی قاعده٢٠-۸۰ می تواند به عنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و به ما یادآور شود که ۸۰ درصد زمان و انرژی خود را روی ۲۰ درصد آنچه واقعا مهم است، متمرکز کنیم.